Guide
Byrjaðu að gera sjálfvirkar pantanir á rekstarvörum
Þessi leiðarvísir mun hjálpa þér að setja upp nýjan reikning og sjálfvirkar pantanir á rekstarvörum. Fylgdu skrefunum hér fyrir neðan til að tryggja að rekstrarvörupantanirnar þínar séu afgreiddar á rétta staði.
Ef þú ert ekki með aðgang að Prisume, hafðu samband við þinn tengilið, til að láta stofna þig sem notanda. Eftir það geturðu haldið áfram með skrefin hér fyrir neðan.
Við mælum með því að þú fylgir skrefunum í réttri röð.
Uppsetning á nýjum reikningi
Eftir uppsetningu
| Afhendingarmiði | Þegar ný tæki eru tekin í notkun | Kynning á mælaborði / skýrslum búnaðar |
| Ef tæki eru ótengt "offline" | Athuga síðustu afhendingardagsetningu / Track and Trace |
Skráðu þig inn í Prisume svo þú sjáir yfirlitið eins og sýnt er á skjámyndinni hér fyrir neðan. Ef þú vinnur með mismunandi viðskiptavinahópa þarftu að velja (smella á) hópinn áður en þú smellir á "New customer". Seinna getur þú auðveldlega fært viðskiptavini milli hópa með því að smella á "Associate".
Smelltu á "New customer" og fylltu inn alla reiti, þ.m.t. heimilisfang, land o.s.frv.
Ef viðskiptavinurinn vill fá aðgang að gögnunum er það einfaldlega gert með því að virkja "end customer module" sem opnar valmynd vinstra megin sem heitir "Team". Ef viðskiptavinur (notandi) hefur þegar verið stofnaður og þú vilt veita honum aðgang, vinsamlegast fylgdu eftirfarandi skrefum:
Skref 1: Farðu í viðskiptavinareikninginn í valmyndinni vinstra megin og smelltu á puntktana þrjá til að fara inn í stillingar.
Skref 2: Smelltu á "Team" í valmyndinni vinstra megin.
Ef þú sérð ekki valmyndina "Team" farðu í "Settings" - "Edit information" og virkjaðu "End customer access" vistaðu og farðu aftur í skref 2.
Skref 3: Smelltu á "New" efst í hægra horninu og fylltu inn viðeigandi upplýsingar. Veldu "Full" í "Can view" stillingum og vistaðu. Bættu inn viðbótartexta ef þarf. Tenglar eru studdir.
Viðskiptavinurinn hefur nú fengið boð í pósti. Ef það hefur ekki borist, bentu honum á að leita í ruslpósti. Pósturinn er sendur frá app@3manager.com.
Áður en gagnasafnarinn er settur upp mælum við með því að þú setjir inn viðeigandi IP-númeraraðir fyrir þá prentara sem verða tengdir.
Tölvudeild viðskiptavinarins mun fá nauðsynlegar upplýsingar til að setja inn í "settings - Data collector". (Gagnasafnarinn stofnast sjálfkrafa þegar viðskiptavinur er stofnaður. Viðbótargagnasafnara er auðveldlega hægt að setja upp ef þörf er á og ef viðskiptavinurinn er með fleiri en eitt aðskilið kerfi).
Við mælum með að nota reitina fyrir neðan þar sem þú getur auðveldlega afritað IP-númeraraðir úr Excel.
Eftir því hvort þú eða viðskiptavinurinn hefur sett upp gagnasafnarann getur þú valið á milli mismunandi leiða.
1. Sækja beint úr forritinu með því að smella á "download" efst í hægra horninu.
2. Senda innsetningartölvupóst til tengiliðar sem getur þá sett upp gagnasafnarann.
3. Fara inn á https://www.3manager.com/download og hlaða beint niður þeirri útgáfu sem þú vilt Mundu að afrita staðsetningarauðkennið úr Prisume reikningnum þínum eða tölvupósti.
Viðskiptavinurinn ætti nú að hafa fengið uppsetningarleiðbeiningar og tölvupóst með aðgangi að netgátt þar sem þú getur hlaðið niður og sett upp gagnasafnarann. Þetta mun skanna netkerfið þitt innan skilgreindra IP-raða og byrja að vakta prentarana, þannig að Prisume geti greint þörfina og móttekið viðvaranir.
Eftir að hafa hlaðið niður gagnasafnaranum, tvísmelltu á innsetningarskrána og fylgdu leiðbeiningunum. Þegar innsetningu er lokið verður þú beðinn um auðkenni sem er í tölvupóstinum sem þú fékkst, sem og á netinu þar sem hægt er að afrita það.
Til að tryggja að tóner og aðrar rekstrarvörur sé sent á réttan stað, er mikilvægt að Prisume "þekki" öll heimilisföng og mögulegar deildir. Undir "Settings" er valmynd sem heitir "Account". Gangtu úr skugga um að heimilisfang, póstnúmer, bæjarfélag og land sé rétt út fyllt.
Ef um deildir með mismunandi afhendingarstaðsetningum er að ræða endurtaktu með því að smella á "Settings" og velja "Departments" og smelltu svo á "New Department".
Þegar mörgum deildum er bætt við þarf að fylla út heimilisföng, póstnúmer, bæjarfélag og land á sama hátt og hér að ofan. Hakaðu í boxið "Supplies delivery address" við heimilisfangið sem rekstrarvörurnar eiga að sendast á.
TIP: Ef þú ert með margar deildir geturðu smellt á "Download" til að fá Excel skjal sem hægt er að fylla inn (eða afritað úr öðru skjali) og síðan flutt það aftur inn í Prisume.
Nú er komið að því að para prentara við viðeigandi deildir. Þetta er auðvelt með því að smella á "Dashboard" og svo "Devices". Skrunaðu niður listann með prenturnum. Við mælum með því að þú veljir "Default" útlit.
Merktu tækin sem tilheyra deildinni sem þú vilt para við og veldu deild úr "Associate department" felliglugganum. Prentarar og rekstrararvörur sem eru pöruð saman eru nú sýnd í listanum. ATH! Rekstrararvörur fyrir prentara sem ekki eru paraðir við deild verða sendar á heimilisfangið sem er skilgreint undir "Settings -> Account".
Ef þú hefur skipt deildunum þínum upp eftir aðgreindum IP-röðum er hægt að skilgreina þær og prentararnir verða sjálfkrafa paraðir við deild samkvæmt IP-tölunni. Ef prentari er handvirkt settur á aðra deild helst hann þar.
Til að tryggja rétt verð fyrir rekstrarvörurnar er mikilvægt að tengja tækin við rétt BID-númer. Þetta er gert í reikningsuppsetningu og er mikilvægur hluti uppsetningarinnar.
Opnaðu viðeigandi reikning og smelltu á punktana þrjá til að fara inn í valmyndina.
Farðu í "Settings - Bids" og smelltu á "New" eða smelltu á nafn viðkomandi tilboðs eða sláðu inn númerið.
- Settu inn BID númer (Skilyrt - Hafðu samband við Despec ef þú ert ekki með BID númer)
- Bættu við valkvæðri lýsingu
- Bættu við gildistíma
- Smelltu á "Save"
Næsta skref er að bæta tækjum við tilboðslistann.
- Smelltu á "Add Printer" og notaðu síu til að leita eða velja úr listanum
- Smelltu á "Add"
- Smelltu á "Close" þegar tækið hefur verið valið
Nú hefur þú bætt tækjum á tilboðslistann. Til að fjarlægja tæki af tilboðslistanum, smelltu á nafn tilboðsins sem þú vilt breyta.
Smelltu svo á númer tækjanna á listanum eða "click to view" til að sýna allan listann. Smelltu á litlu ruslafötuna til að fjarlægja tækin.
Að lokum þarftu að merkja tækin sem "Managed" til að þeim verði bætt inn í sjálfvirka rekstrarvöruáfyllingu.
Þetta er gert á nokkurn veginn sama hátt og gert er í 3.skrefi, en hér velur þú einfaldlega "Manage"-takkann og heldur svo áfram eins og í skrefi 3.
Farðu í "Dashboard -> Settings" og skrunaðu niður prentaralistann. Veldu "Default view", ef það er ekki þegar valið. Veldu annað hvort “all printers” (með einum smelli) eða veldu prentarana sem þú vilt virkja. Smelltu svo á "Manage"-takkann.
Þetta var allt og sumt. Uppsetningunni er nú lokið og þú ert tilbúinn í sjálfvirka rekstrarvöruáfyllingu.
Eftir uppsetningu
Ef prentarar eru merktir annaðhvort ótengdir eða hættir í Prisume, en eru virkir á síðu viðskiptavinarins getur verið um nokkrar ástæður að ræða. Vinsamlegast fylgdu bilanagreiningarleiðbeiningunum hér fyrir neðan áður en þú leitar aðstoðar:
Er gagnasafnarinn í gangi?
Smelltu á "account - Settings - Data collectors" og athugaðu hvort það stendur "Just now" í síðustu skýrslu. Ef gagnasafnarinn er ekki í gangi geta öll tæki verið offline. Endurræstu gagnasafnarann eða hladdu honum niður aftur ef þörf er á.
Er IP-tala prentarans á listanum yfir vaktaðar IP-tölur?
Tryggðu að IP-talan sé á listanum yfir vaktaðar IP-tölur, sem endurspeglar síðustu þekktu staðsetningu prentarans. Ef IP-talan er utan núverandi númeraraðar, uppfærðu stillingarnar fyrir hugsanlegar viðbætur. Ef IP-talan er rétt, en vandamálið heldur áfram, gangtu úr skugga um það hjá viðskiptavininum hvort IP-tölunni hefur verið breytt á síðunni hans.
Til að tryggja að ný tæki sem eru tekin í notkun hjá viðskiptavini séu vöktuð mælum við með að sett sé upp viðvaranakerfi sem lætur vita að ný tæki hafi verið tekin í notkun Þetta mun senda tölvupóst með slóð á nýja tækið. Þetta er gert á eftirfarandi hátt:
-
Er tækið merkt réttri deild (ef það er í notkun)
-
Er vörunúmerið rétt?
-
Þarf að tengja tækið tilboðslista til að tryggja rétt verð?
-
Merktu tækið sem "managed" ef það eiga að sendast inn rekstrarvörupantanir fyrir það
Nafn viðskiptavinarins á sendingarmiðanum mun birtast sem nafnið sem þú gafst viðskiptavininum í Prisume.
Ef prentarinn er merktur tiltekinni deild mun deildarnafnið koma í sömu línu og nafn viðskiptavinarins. Til dæmis, ef prentarinn er staðsettur í “Söludeild” fyrirtækisins “Viðskiptavinur ABC,” mun sendingarmiðinn sýna eftirfarandi: "Viðskiptavinur ABC - Söludeild.”
Ef upplýsingar eru fylltar inn fyrir sérmerkingu, staðsetningu, byggingu, hæð eða annað munu þær upplýsingar prentast í “Requisition” svæðið á sendingarmiðanum.
Fyrir viðskiptavini með flóknara afhendingarfyrirkomulag gæti verið góð hugmynd að fylla út þessa reiti.
Þegar rekstrarvörupöntun hefur verið gerð, munu pöntunarupplýsingar (þ.e. dagsetningin þegar hún var send til Despec) vistast í Prisume. "Track and trace" hlekkur verður settur upp síðar. Þetta þýðir að Prisume lætur þig vita þegar pöntun hefur verið send til Despec. Fyrir sundurliðaðar sendingarupplýsingar þarftu að hafa samband við Prisume.
Fyrir dreifingaraðila mælum við með að nota "Supplies Dashboard" og bæta við síum eins og IP-tölu tækis, til að leita að tækinu. Þetta mun gefa yfirlit yfir allar pantanir, útskipti og núverandi birgðastöðu.
Sláðu IP-tölu tækisins (eða aðrar prentaraupplýsingar) inn í "Supplies Dashboard" til að staðsetja tækið. Smelltu svo á “Orders” takkann til að skoða pantanir síðustu 90 daga. Þú getur stillt tímabilið í síunarvalmyndinni efst til hægri.
Í "Order" reitnum finnur þú pöntunardagsetningu (hvenær pöntunin var send til Despec) og í "Tracking" reitnum finnurðu hlekk á raunstöðu afhendingar.
Önnur leið til að skoða síðustu pöntun er að fara í tiltekið tæki og smella á IP-töluna til að fá yfirlit yfir viðkomandi tæki. Síðasta pöntunardagsetning er sýnd í birgðayfirlitshlutanum. Ef þú hefur veitt notandanum takmarkaðan aðgang að Prisume mælum við með þessari leið. Fyrir samstarfsaðila mælum við með að nota mælaborðið.
"Track" upplýsingarnar verða aðgengilegar í birgðayfirlitinu.
